Как достичь максимального эффекта от оптимизации бизнес процессов

Финансовый кризис последних двух лет заставил обратить особое внимание на задачи повышения эффективности бизнеса. В результате, ведущие компании инициировали проекты, направленные на оптимизацию ключевых бизнес-процессов.

В своем большинстве данные проекты предполагали достижение краткосрочных целей снижения затрат (сокращение персонала, реструктуризация филиальной сети и т. д.). Однако подобные результаты имеют слабый эффект при расширении бизнеса в условиях возобновления экономического роста.

Реализация потенциала повышения эффективности бизнеса

По мнению IDEAS GROUP, во многих компаниях существует нереализованный потенциал повышения эффективности бизнеса в среднесрочном и долгосрочном периоде. В данном обзоре представлен рекомендуемый нашей компанией подход к выбору и реализации проектов по оптимизации бизнес-процессов.

Акцент на наиболее важные процессы. В каждом бизнесе может существовать множество различных целей для оптимизации. Иногда у собственников бизнеса или ТОП-менеджмента возникает желание «оптимизировать все». В то же время, в силу ограниченности ресурсов компании, целесообразно выбрать наиболее критичные бизнес-процессы, оптимизация которых может дать наибольшие преимущества.

Взгляд со стороны бизнеса в целом. Важно понимать, что цели оптимизации бизнес-процессов в отдельных подразделениях компании могут противоречить друг другу. Например, повышение объема продаж может приводить к снижению рентабельности бизнеса. Соответственно, при постановке целей проекта необходимо отталкиваться от задач развития бизнеса в целом, а не отдельных подразделений. Таким образом, можно ожидать, что достигнутый эффект не будет получен в ущерб другим подразделениям или направлениям бизнеса компании.

Учет стратегических целей компании. Зачастую погоня за кратковременным эффектом ставит под угрозу реализацию долгосрочной стратегии компании. Соответственно, цели проекта оптимизации должны быть согласованы со стратегическими целями развития компании.

Оценка эффективности существующих процессов. Перед началом оптимизации процессов необходимо провести диагностику существующего состояния бизнес-процессов. Оценка эффективности бизнес-процессов проводится по ряду ключевых показателей. Основной акцент здесь делается на определении потенциала для оптимизации отдельных бизнес-процессов.

Интервьюирование владельцев и участников процессов. Важным элементом диагностики бизнес-процессов является проведение интервью с владельцами и участниками процессов. Результаты интервью позволяют выявить индивидуальные для компании аспекты выполнения конкретных бизнес-процессов.

Использование стандартной нотации моделирования процессов. Модели бизнес-процессов служат единой базой для коммуникации между акционерами, ТОП-менеджментом, владельцами процессов, консультантами и ИТ-специалистами в ходе проекта оптимизации бизнес-процессов. Например, для моделирования процессов Консалтинговая группа IDEAS использует универсальную нотацию BPMN и соответствующие специализированные инструментальные средства.

Определение «узких мест» бизнес-процессов. В результате диагностики бизнес-процессов проводится выявление «узких» мест в модели организации бизнеса, определяются наиболее важные процессные области для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов, оценивается возможный эффект от оптимизации процессов в указанных областях.

Построение процессов: анализ альтернатив. На этапе улучшения бизнес-процессов важно анализировать альтернативные варианты построения процессов. Бизнес-процессы «как должно быть» проектируются с учетом ведущих бизнес-практик рынка, а также стратегических целей развития компании. Альтернативные варианты построения процессов сравниваются с точки зрения показателей эффективности. Финальный выбор процессной модели «как должно быть» осуществляется в ходе согласования с ТОП-менеджментом компании.

Внедрение процессов: система контроля. Внедрение процессов «как должно быть» является финальной стадией проекта по оптимизации бизнес-процессов. Фаза внедрения заключается в практической реализации улучшенных процессов, что подразумевает набор организационных изменений, разработку соответствующих нормативных документов контроля бизнес-процессов (политики, процедуры, инструкции). Важным аспектом внедрения бизнес-процессов является разработка действенной системы мотивации владельцев и участников бизнес-процессов, привязанной к ключевым показателям соответствующих бизнес-процессов.

Внедрение процессов: автоматизация. Отдельным аспектом улучшения бизнес-процессов зачастую является их автоматизация. В этом случае результатом внедрения процессов должно быть точное отражение спроектированных бизнес-процессов в прикладном программном обеспечении. В случае, если исследуемая группа процессов частично автоматизирована, предлагаются варианты улучшения и доработки используемых ИТ-решений.

Результаты оптимизации бизнес-процессов

Результаты проекта оптимизации процессов предприятия могут включать:

• Повышение ценности продуктов и услуг компании в глазах клиентов вследствие улучшения качества клиентского сервиса. Это позволяет увеличить долю лояльных клиентов, нарастить стоимость бренда и повысить стоимость продуктов и услуг компании за счет предоставления большей ценности для клиентов.

• Повышение прозрачности и контролируемости бизнеса для акционеров вследствие внедрения новой системы контроля и мониторинга бизнес-процессов.

• Повышение лояльности персонала в результате внедрения новой системы мотивации персонала, ограничения дублирования полномочий и устранения конфликтов между подразделениями.

• Рост эффективности бизнеса (доходов, прибыльности) вследствие снижения издержек времени, производственных потерь, повышения производительности труда.