Оценка эффективности BPM проектов: подход IDEAS GROUP

На сегодняшний день, ведущие компании в различных отраслях экономики обращают пристальное внимание на современные технологии управления бизнес-процессами (BPM технологии). BPM проекты приносят существенные результаты для бизнеса с точки зрения повышения операционной эффективности. Кроме того, по данным различных исследовательских компаний, более 90% BPM проектов являются успешными.

Значительная доля успеха BPM проектов связана с особенностью используемой проектной методологии. В этом смысле BPM проекты отличаются от типичных проектов по внедрению ИТ систем или точечных проектов по оптимизации бизнес-процессов. BPM подход предусматривает серию проектов длительностью от 2 до 3 месяцев, реализация которых происходит последовательно и позволяет контролировать результаты на каждой итерации. В соответствии с подходом IDEAS GROUP, выбор каждого BPM проекта предусматривает предварительную оценку эффекта от его реализации. Таким образом, обеспечивается решение наиболее важных проблем в управлении процессами, что позволяет достичь максимальной эффективности.

BPM проекты - какой эффект можно получить?

Для оценки эффективности BPM проекта необходимо оценить преимущества и затраты, связанные с его реализацией. Оценить затраты, связанные с BPM проектами довольно легко. Это инвестиции в покупку BPM системы и затраты на компенсацию рабочего времени консультантов или сотрудников компании на реализацию BPM проекта. Более сложной задачей является оценка выгод от реализации BPM проектов.

Как правило, результаты BPM проекта включают следующие типы выгод:

• Снижение стоимости процессов в результате экономии рабочего времени сотрудников компании на выполнение операций;
• Улучшение контролируемости и прозрачности бизнес-процессов;
• Повышение уровня горизонтальной интеграции бизнес-процессов;
• Повышение гибкости бизнес-процессов.

Снижение стоимости процессов

Реализация BPM проекта обязательно предусматривает оптимизацию затрагиваемых бизнес-процессов: устранение излишнего дублирования операций, более эффективную организацию рабочего потока задач, более эффективное распределение ресурсов, автоматизацию ручных рутинных операций. Это приводит к сокращению времени выполнения процесса, экономии ресурсов, повышению производительности труда.

Получить оценку снижения стоимости процессов в результате BPM проекта можно с помощью симуляции бизнес-процессов. Функциональность симуляции бизнес-процессов присутствует в современных BPM системах. Результаты, как правило, измеряются в терминах экономии определенного количества полных рабочих мест либо материальных ресурсов для выполнения процесса.

По оценкам IDEAS GROUP, на сегодняшний день в большинстве компаний существует потенциал снижения стоимости процессов в пределах от 15% до 40%, в зависимости от отрасли и функциональной сферы бизнеса.

Улучшение контролируемости процессов

BPM системы обеспечивают средства мониторинга и контроля бизнес-процессов в режиме реального времени. При этом, обеспечивается регистрация различных метрик бизнес-процессов, в том числе стоимости процессов, скорости выполнения, времени ожидания, количества дефектов и т. д. Это позволяет контролировать соблюдение бизнес-правил, стандартов ведения бизнеса, требований регуляторных органов.

Оценить влияние повышения контролируемости процессов на ключевые показатели бизнеса можно только после завершения BPM проекта. Тем не менее, доступны оценки по данным уже реализованных проектов в различных отраслях. Так, в соответствии с результатами исследования компании Gartner, только лишь за счет прозрачности в текущем распределении обязанностей, последовательности и времени выполнении задач можно добиться роста производительности труда на 12%.

В то же время, BPM проекты приносят еще более весомые результаты для бизнеса, улучшая качество выполняемых процессов. По оценкам IDEAS GROUP, реализация BPM проекта позволяет снизить на 80-90% количество ошибок и дефектов в результате влияния человеческого фактора. В свою очередь, это приводит к улучшению качества продукции, повышению удовлетворенности клиентов, усилению конкурентных позиций компании, внедрившей BPM решение.

Повышение уровня интеграции процессов

BPM проекты обеспечивают более эффективную горизонтальную интеграцию бизнес-процессов компании. Фрагментарные процессы, разделенные по функциональным блокам, преобразуются в сквозные процессы в рамках всех бизнес подразделений. Повышение эффективности взаимодействия между функциональными подразделениями приводит к улучшению ключевых показателей бизнеса в целом.

Например, в секторе FMCG повышение уровня интеграции процессов продаж и управления цепочками поставок позволяет оптимизировать объем запасов, снизить затраты, повысить объем продаж.

В банковском секторе улучшение взаимодействия подразделений продаж и департамента риск-менеджмента приводит к повышению качества кредитного портфеля, росту прибыльности банковского бизнеса.

Интеграция процессов взаимодействия с клиентами по различным каналам – call-центр, веб-сайт, e-mail и т. д. – приводит к снижению затрат на обслуживание клиентов, повышению качества клиентского сервиса.

Таким образом, во многих сферах бизнеса переход к более тесной интеграции бизнес-процессов позволяет не только снизить затраты, но и зачастую существенно улучшить прибыльность, объем продаж, удовлетворенность клиентов и другие ключевые показатели.

Повышение гибкости процессов

Управление бизнес-процессами на основании BPM подхода предоставляет возможность быстрого изменения бизнес-процессов, в связи с потребностями разработки новых продуктов, изменениями рыночной ситуации, изменениями законодательства и регуляторных требований.

По оценкам IDEAS GROUP, реализация BPM проектов позволяет в дальнейшем сократить время на изменение бизнес-процессов и адаптацию к новым требованиям в 3-10 раз.

Следует отметить, что использование современных BPM систем также обеспечивает возможность быстрой разработки и внесения изменений в ИТ приложения для автоматизации процессов под требования бизнеса. Это позволяет существенно повысить скорость ИТ разработки, снизив издержки на поддержку ИТ систем.

Выводы: влияние BPM на рост стоимости бизнеса

Как правило, инвестиции в BPM быстро окупаются и приносят значительные выгоды для бизнеса. Реализация BPM проектов позволяет реализовывать программу снижения затрат, а также предоставляет другие существенные результаты для бизнеса, в том числе повышение качества принимаемых решений, повышение уровня удовлетворенности клиентов, повышение качества управления процессами.

Реализация пилотного BPM проекта позволяет получить конкретный эффект с точки зрения повышения операционной эффективности, а также создать платформу для дальнейших BPM проектов. Последовательная реализация BPM подхода в рамках всего бизнеса приводит к возможности качественной трансформации бизнес-процессов и значительного эффекта с точки зрения роста стоимости бизнеса.